Therapeuten- und Pflege-Software: Abrechnung im Gesundheitswesen 2026

Ab dem 1. Dezember 2026 müssen alle ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen ihre Abrechnung vollständig elektronisch über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) innerhalb der Telematikinfrastruktur abwickeln. Moderne Therapeuten- und Pflege-Software ist damit keine Option mehr, sondern gesetzliche Pflicht. Wer jetzt noch auf Papier setzt, riskiert Fristversäumnisse und Abrechnungsprobleme.

Key Takeaways

📅 Deadline 1. Dezember 2026: Vollständig elektronische Abrechnung via KIM ist für alle Pflegeeinrichtungen verpflichtend [1]
🔌 TI-Anbindung seit 1. Juli 2025 Pflicht: Die Verbindung zur Telematikinfrastruktur musste bereits hergestellt sein
💶 Neue Zuzahlungssätze ab April 2026: Heilmittel-Zuzahlungen wurden angepasst, z. B. Massagetherapie (GOP 30400) auf €2,16
🤖 KI-gestützte Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand bei der Abrechnung erheblich
🏥 Krankenhaussoftware mit Marktreife: Lösungen wie die von Meierhofer AG laufen produktiv in mehreren Einrichtungen
📋 Übergangsregelung bis 30. November 2026: Leistungsnachweise dürfen noch in Papierform eingereicht werden
🧠 Psychotherapeuten-Abrechnung: Spezifische Informationsveranstaltungen klären über Honorarverteilung und EBM-Besonderheiten auf
✅ Wer jetzt in eine geeignete Therapeuten- und Pflege-Software investiert, spart langfristig Zeit und Geld

Was bedeutet die elektronische Abrechnungspflicht ab 2026 konkret?

Ab dem 1. Dezember 2026 endet die Möglichkeit, Pflegeleistungen auf Papier abzurechnen. Alle ambulanten Pflegedienste und stationären Einrichtungen müssen ihre Abrechnungsdaten vollständig elektronisch über KIM innerhalb der Telematikinfrastruktur übermitteln.

Was das in der Praxis bedeutet:

Leistungsnachweise (eLNW) werden digital erfasst, auch auf mobilen Geräten
Abrechnungsdaten laufen ausschließlich über die TI
Bisherige Verfahren wie DTAplus/ImageLink sind nur noch bis 30. November 2026 zulässig [1]
Die produktive Nutzung startete phasenweise ab März 2025, mit bundesweitem Rollout ab Mai 2025

Wer davon betroffen ist: Alle zugelassenen Pflegeeinrichtungen nach SGB XI, also ambulante Pflegedienste, Tagespflegen und vollstationäre Einrichtungen.

Wer die TI-Anbindung noch nicht abgeschlossen hat, sollte sofort handeln. Die Frist ist nicht verhandelbar.

Welche Funktionen braucht eine gute Therapeuten- und Pflege-Software?

Eine leistungsfähige Therapeuten- und Pflege-Software deckt mehr ab als nur die reine Abrechnung. Sie verbindet Dokumentation, Kommunikation und Abrechnung in einem System.

Kernfunktionen im Überblick:

Funktion	Relevanz
Elektronische Abrechnung via KIM/TI	Gesetzlich verpflichtend ab 01.12.2026
Leistungsdokumentation (eLNW)	Mobil und stationär nutzbar
Stammdatenverwaltung	Patienten, Kostenträger, Verträge
Fehlerprüfung vor Übermittlung	Reduziert Rückläufer von Kassen
ERP-Integration	Für größere Einrichtungen wichtig
Cloud-Fähigkeit	Flexibler Zugriff, geringere IT-Kosten

Plattformen wie dmrz.de bieten spezialisierte Abrechnungslösungen für Heilmittelerbringer, Pflegedienste und Therapeuten, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten sind.

Entscheidungsregel: Wer eine kleine Praxis mit wenigen Therapeuten betreibt, kommt oft mit einer schlanken Cloud-Lösung aus. Größere Einrichtungen mit komplexen Kostenträgerverträgen brauchen eine Software mit tiefer ERP-Integration und automatisierten Prüfroutinen.

Wie hat sich die Therapeuten- und Pflege-Software für Krankenhäuser entwickelt?

Krankenhäuser stehen vor anderen Anforderungen als ambulante Einrichtungen, aber auch hier ist die Digitalisierung der Abrechnung weit fortgeschritten.

Die Meierhofer AG hat eine vollständig web-basierte, cloud-fähige Abrechnungslösung entwickelt, die seit Herbst 2024 produktiv läuft. Das Allgemeine Krankenhaus Viersen ist eine der jüngsten Implementierungen (Stand Februar 2026). Die Software deckt alle zentralen Prozesse ab: Datenvalidierung, Rechnungserstellung und Kommunikation mit Kostenträgern nach §301 SGB V.

Was moderne Krankenhaussoftware leisten muss:

Vollautomatische Erfassung und Strukturierung von Abrechnungsdaten
Korrekte Leistungskodierung nach ICD und OPS
Fehler- und Anomalieerkennung vor der Übermittlung
Flexible Anbindung an bestehende ERP-Systeme

KI-gestützte Systeme können dabei den administrativen Aufwand erheblich reduzieren und Fehler identifizieren, bevor sie beim Kostenträger landen.

Was hat sich bei den Heilmittel-Zuzahlungen 2026 geändert?

Ab dem 1. April 2026 gelten neue, leicht erhöhte Zuzahlungsbeträge für Heilmittel in Arztpraxen. Der GKV-Spitzenverband hatte die aktualisierten Preise bereits im Dezember 2025 bekanntgegeben, die technische Umsetzung in der Praxissoftware war jedoch erst zum 1. April 2026 möglich.

Neue Zuzahlungssätze (ab 01.04.2026):

Leistung	GOP	Neu	Alt
Massagetherapie	30400	€2,16	€2,11
Unterwasserdruckstrahlmassage	30402	€3,38	€3,29
Atemgymnastik	30410	€2,96	€2,89

Praxishinweis: Wer seine Praxissoftware nicht rechtzeitig aktualisiert hat, läuft Gefahr, falsche Zuzahlungen zu erheben. Das führt zu Rückforderungen oder Beschwerden. Regelmäßige Software-Updates sind deshalb keine Kür, sondern Pflicht.

Wie funktioniert die Abrechnung für Psychotherapeuten?

Psychotherapeuten rechnen über die Kassenärztliche Vereinigung (KV) ab und unterliegen eigenen Honorarverteilungsregeln. Die KVWL (Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe) hat dazu am 29. April 2026 eine Informationsveranstaltung zu Abrechnung und Honorarverteilung durchgeführt.

Besonderheiten bei der Psychotherapeuten-Abrechnung:

Abrechnung erfolgt über EBM-Ziffern, nicht über Heilmittelverordnungen
Budgetierungsregeln der KV beeinflussen den ausgezahlten Betrag
Dokumentationspflichten sind umfangreich und müssen softwareseitig unterstützt werden
IT-Sicherheit spielt eine zunehmend wichtige Rolle (Folgeveranstaltung am 20. Mai 2026)

Welche häufigen Fehler passieren bei der Abrechnung im Gesundheitswesen?

Selbst erfahrene Praxisteams machen Fehler, die bares Geld kosten. Die häufigsten:

Falsche oder veraltete Zuzahlungsbeträge nach Preisanpassungen
Fehlende TI-Anbindung vor gesetzlichen Fristen
Unvollständige Leistungsnachweise, die zur Ablehnung führen
Keine regelmäßigen Software-Updates, sodass neue Regelungen nicht abgebildet werden
Manuelle Dateneingabe statt automatisierter Erfassung, was Tippfehler begünstigt

FAQ: Abrechnung und Software im Gesundheitswesen

Muss ich als ambulanter Pflegedienst bis Ende 2026 auf elektronische Abrechnung umstellen?
Ja. Ab dem 1. Dezember 2026 ist die vollständig elektronische Abrechnung via KIM innerhalb der TI für alle ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen verpflichtend.

Was ist KIM und warum ist es wichtig?
KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist der sichere E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur. Er überträgt Abrechnungsdaten, medizinische Dokumente und vertrauliche Nachrichten sicher zwischen Einrichtungen und Kostenträgern.

Kann ich während der Übergangszeit noch Papier-Leistungsnachweise einreichen?
Ja, aber nur bis zum 30. November 2026. Ab Dezember 2026 ist auch das nicht mehr möglich

Welche Software eignet sich für kleine Therapeutenpraxen?
Schlanke Cloud-Lösungen mit KIM-Anbindung sind für kleine Praxen meist ausreichend. Wichtig ist, dass die Software regelmäßig aktualisiert wird und alle aktuellen EBM-Ziffern und Zuzahlungssätze abbildet.

Warum haben sich die Heilmittel-Zuzahlungen ab April 2026 erhöht?
Der GKV-Spitzenverband hat die Heilmittelpreise zum 1. Januar 2026 angepasst. Die technische Umsetzung in der Praxissoftware war erst zum 1. April 2026 abgeschlossen.

Was kostet eine professionelle Pflege-Abrechnungssoftware?
Die Kosten variieren stark je nach Einrichtungsgröße und Funktionsumfang. Genaue Zahlen hängen von individuellen Verträgen ab. Anbieter wie dmrz.de bieten transparente Preismodelle speziell für Heilmittelerbringer und Pflegedienste.

Sind KI-gestützte Abrechnungssysteme bereits im Einsatz?
Ja. Intelligente Systeme erfassen und strukturieren Abrechnungsdaten automatisch, prüfen auf Fehler und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.

Was sollte ich bei der Auswahl einer Therapeuten- und Pflege-Software prüfen?
TI/KIM-Kompatibilität, regelmäßige Updates, Unterstützung bei der Einrichtung, Datenschutzkonformität (DSGVO) und Referenzen aus vergleichbaren Einrichtungen.

Fazit: Jetzt handeln, bevor die Fristen ablaufen

Die Digitalisierung der Abrechnung im Gesundheitswesen ist 2026 keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht. Wer als Pflegedienst, Therapeutenpraxis oder Krankenhaus noch keine geeignete Therapeuten- und Pflege-Software mit TI/KIM-Anbindung einsetzt, sollte sofort aktiv werden.

Konkrete nächste Schritte:

TI-Anbindung prüfen und ggf. sofort nachholen
Aktuelle Software auf KIM-Kompatibilität testen
Zuzahlungssätze und EBM-Ziffern in der Software aktualisieren
Mitarbeiter schulen, besonders bei der mobilen Leistungsdokumentation
Angebote spezialisierter Anbieter vergleichen
Übergangsfrist bis 30. November 2026 nutzen, um Prozesse zu testen

Die Einrichtungen, die jetzt investieren, werden langfristig weniger Verwaltungsaufwand, weniger Abrechnungsfehler und mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung haben.